Блог

Автоматизация процессов: кому нужна, кто её проводит и какие системы для неё использовать

Зачем и кому нужно автоматизировать
бизнес-процессы?

В условиях быстро меняющегося рынка и растущей конкуренции компании стремятся улучшить эффективность операций, сократить издержки и повысить качество продуктов или услуг. В этом контексте автоматизация бизнес-процессов — неотъемлемая часть современного предпринимательства. Это становится ключевым инструментом, который позволяет организациям автоматизировать и оптимизировать процессы, улучшая их скорость, точность и надежность. Например, если раньше для решения рутинных задач вам требовалось два сотрудника, то при использовании передовых бизнес-технологий, с ними может справиться и один.

В статье мы рассмотрим основные преимущества автоматизации процессов и способы ее внедрения. За счет цифровой трансформации можно вывести ведение бизнеса на новый уровень. Упростить и удешевить прием заказов, производство расчетов, формирование и выставление счета и многое другое.

Определение

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий и программных решений для оптимизации выполнения различных задач, главным образом рутинных, в рамках организации или предприятия. Цифровая трансформация направлена на улучшение эффективности работы, сокращение времени выполнения операций, снижение ошибок и повышение качества результатов. Улучшаются все этапы процесса: от сбора и обработки данных до принятия решений и контроля. Для этого используются специальные программные системы, такие как системы управления предприятием (ERP), системы управления отношениями с клиентами (CRM), системы управления проектами (PM), системы управления документами (DMS) и другие.
Преимущества

  1. Увеличение эффективности работы. Автоматизация позволяет сократить время выполнения задач, уменьшить количество ошибок, оптимизировать распределение ресурсов и повысить общую производительность.
  2. Снижение затрат. Уменьшаются расходы на ручной труд, управление бумажной документацией, использование ресурсов и другие операционные расходы.
  3. Улучшение качества работы. Минимизируется человеческий фактор, связанный с возможностью ошибок и неправильных решений, что приводит к повышению точности выполнения задач.
  4. Оптимизация отчетности. В режиме реального времени можно отслеживать выполнение задач, контролировать процессы и генерировать подробные отчеты о работе.
  5. Улучшение коммуникации. Ускоряется обмен информацией между сотрудниками различных отделов, что обеспечивает более эффективное взаимодействие.
  6. Гибкость. Обеспечиваются простая адаптация к изменяющимся условиям и требованиям, быстрое внедрение новых бизнес-процессов и модифицирование существующих.

Результат: у вашей команды остаётся больше времени на выполнение других, более важных для компании задач, при этом вы значительно сокращаете расходы на рутинные операции.

Закончилось время ведения бухгалтерии в тетради, а подсчета налогов в калькуляторе. Суть автоматизации заключается в скорости и эффективности.

Например, рассмотрим автоматизацию на примере продаж на маркетплейсах. Среди обязанностей менеджера — звонок клиенту, отслеживание оплаты, проверка количества товаров на складе. Все эти операции минимизируются за счет внедрения софта. Продавцу остается лишь упаковать товар и организовать его доставку.

Автоматизация бизнес-процессов требует тщательного планирования и анализа. Чтобы правильно определить цели и задачи, выбрать подходящие технологии и инструменты, а также обеспечить обучение сотрудников и поддержку системы, обращайтесь в IS Group.
Отличия автоматизации от цифровизации

Это два тесно связанных понятия, которые имеют некоторые отличия.
  1. Автоматизация бизнес-процессов (АБП) — это применение технологий и инструментов для оптимизации выполнения рутинных задач в организации. Это может включать автоматическую обработку данных, автоматическое управление задачами, автоматическую генерацию отчетов и т. д. Цель — улучшение эффективности работы, снижение затрат и улучшение качества задач.
  2. Цифровизация — это более широкий процесс превращения традиционных бизнес-процессов в цифровые формы с использованием современных технологий. Сюда входит не только автоматизация бизнес-процессов, но и переход от бумажных документов к электронным, использование облачных технологий, анализ больших данных и т. д. Цель — создание цифровой экосистемы, которая обеспечивает более эффективное взаимодействие с клиентами, партнерами и сотрудниками, а также повышает конкурентоспособность компании.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов — только часть цифровизации, которая в свою очередь включает в себя и другие аспекты, такие как переход к новым моделям бизнеса и др., и в конечном счете стремится к полностью автоматическому выполнению работ.
Какие операции можно автоматизировать?

Рекомендуем начать с типовых задач, поскольку для каждой уже готово облачное решение. А так алгоритмам можно доверить множество бизнес-процессов, среди которых:

  1. Управление связями с клиентами (CRM) — сбор, анализ и использование данных о клиентах для улучшения коммуникации и персонализированного взаимодействия с ними.
  2. Управление запасами — отслеживание их количества при заказе и перезаказе товаров, снижение издержек при организации непрерывного контроля и оперативного планирования поставок.
  3. Финансовое управление — ведение бухгалтерии, учет расходов и доходов, составление отчетности, что помогает в повышении точности и эффективности работы.
  4. Управление проектами — планирование, отслеживание и контроль выполнения проектов, а также мониторинг ресурсов и обеспечение коммуникации между участниками.
  5. Маркетинг и реклама — управление контентом, автоматическая рассылка электронной почты, управление социальными сетями и анализ результатов маркетинговых кампаний.
  6. Управление персоналом — учет рабочего времени, расчет заработной платы, управление отпусками и больничными, а также процессами найма и обучения сотрудников.

Это лишь некоторые примеры бизнес-процессов, которые можно автоматизировать. В каждой отрасли и компании найдутся операции, которые автоматизируются для повышения эффективности работы и снижения издержек. Для небольших компаний может быть достаточно цифровой трансформации типовых задач, а для среднего и крупного бизнеса не обойтись без более сложных систем.
Кому требуется?

Как мы уже упоминали, это эффективный инструмент для разного уровня предпринимательства. Конечно, более сложная автоматизация относится к крупным компаниям. В первую очередь анализируется время, которое затрачивают сотрудники на выполнение задач, на основе чего и определяется целесообразность автоматизации.

Малый бизнес может обойтись без крупных вложений. Экономить позволяют типовые решения, поскольку проекты, выполняемые под индивидуальные требования, требуют гораздо больших инвестиций. Также для многих систем доступен бесплатный период тестирования. Это позволяет точно определить, подходит программа или нет.

Для крупных компаний более подходит единая автоматизация. Это дорогое, но эффективное решение. Необходимо глубокое погружение в бизнес, использование сложных алгоритмов и персонализированный подход. Это позволяет компании сохранять конкурентоспособность, при этом проще осуществляется масштабируемость.

Перечислим случаи, когда автоматизация бизнес-процессов не подходит:

  • запуск бизнеса с нуля;
  • постоянная работа с одними и теми же клиентами/заказчиками без привлечения новых;
  • месячный оборот средств в организации — менее 1 млн рублей;
  • неналаженные операции, которые постоянно приходится видоизменять;
  • вложение средств на процесс превышает выгоду.

Кто занимается проведением автоматизации бизнеса?

Цифровую трансформацию можно провести и самостоятельно, особенно в малых компаниях, поскольку там нет сложных и многоуровневых процессов. Однако это все равно потребует внушительных трудозатрат. Для настройки сервисов потребуются прочтение инструкций, выстраивание воронок продаж, разработка документации и обучение сотрудников.

Чтобы освободить время и ресурсы вашей компании, обращайтесь в IS Group. Команда экспертов займётся моделированием операций, подборкой, настройкой и доработкой программных решений под индивидуальные требования компании. Таким образом, вы можете сконцентрироваться на интеграции новых процессов, наращивании производственных мощностей и расширении спектра предоставляемых услуг.
Этапы

Можно самостоятельно попробовать софты в тестовом режиме, чтобы определить, какие именно нужны технические решения для компании. Но в большинстве случаев быстрее и эффективнее обратиться сразу к профессиональному исполнителю. Стоимость услуг зависит от объема работ и сложности внедрения.

Перечислим основные этапы автоматизации бизнеса:

  1. Определение целей. На этом этапе необходимо определить, какие конкретные бизнес-процессы требуют автоматизации и какого результата хочет достичь компания.
  2. Анализ текущих бизнес-процессов. Это позволяет понять, как они работают и какие улучшения могут быть внедрены для оптимизации.
  3. Разработка плана. Сюда входит описание изменений, необходимых для достижения поставленных задач.
  4. Внедрение автоматизированной системы. Это может включать разработку и настройку программного обеспечения, создание баз данных, интеграцию с другими системами и др.
  5. Тестирование и настройка. Это нужно, чтобы убедиться, что все функции работают корректно и соответствуют требованиям компании. Если возникают ошибки или недочеты, они исправляются.
  6. Обучение сотрудников. Это может включать обучение по использованию программного обеспечения, инструкции по работе с системой и т. д. Возможна выдача сертификатов и свидетельств.
  7. Поддержка и сопровождение. Обычно сюда входят регулярное обновление программного обеспечения, исправление ошибок, обучение новых сотрудников и др.
  8. Оценка результатов. После некоторого времени работы с автоматизированной системой компания выявляет эффективность, чтобы определить, насколько успешно были достигнуты поставленные цели и какие изменения могут быть внесены для улучшения процесса автоматизации.

Каждая компания имеет определенную специфику в процессе автоматизации бизнес-процессов, поэтому этапы могут незначительно отличаться в зависимости от конкретных потребностей компании. Мы предлагаем вам организовать внедрение онлайн. Все этапы сотрудничества осуществляются дистанционно, в том числе переговоры, обучение. Для настройки софта используется удаленный доступ.
Системы для автоматизации бизнес-процессов

Программные решения подразделяют в зависимости от назначения. Некоторые софты комбинируют в себе компоненты одновременно нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management) — система управления продажами и взаимоотношениями с клиентами. Она предоставляет компании возможность централизованного хранения и управления информацией о заказчиках, включая контактные данные, историю взаимодействия, покупки и предпочтения. Это позволяет сотрудникам легко получать доступ к нужной информации и предоставлять более персонализированный и качественный сервис.

Позволяет автоматизировать обработку заявок, управление продажами, маркетинговые кампании и др. Это помогает сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и повысить эффективность работы.

Для улучшения взаимодействия с клиентами посредством системы можно отслеживать историю взаимодействия с ними, что помогает лучше понять их потребности. Также доступно автоматическое отправление уведомлений о важных событиях, таких как дни рождения заказчиков. Можно выявлять тренды, прогнозировать продажи и принимать более обоснованные решения.

HRM (Human Capital Management) — это система управления человеческими ресурсами, которая помогает автоматизировать бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом.

Основные модули:

  1. Рекрутинг и найм. Заключаются в поиске, привлечении и отборе кандидатов, включая размещение вакансий, сбор резюме, проведение собеседований.
  2. Управление персоналом, в которое входят данные о занятости, обучении, карьерном росте, вознаграждениях и др.
  3. Обучение — создание учебных программ, назначение тренингов, отслеживание прогресса и оценка результатов.
  4. Управление производительностью — определение целей и ожиданий для каждого сотрудника, оценка эффективности, обратная связь и разработка планов развития.
  5. Подача заявок на отпуск, учет использованных и доступных дней отпуска, утверждение отгулов.
  6. Автоматизация процессов, связанных с оплатой труда, включая расчет заработной платы, выплату премий, учет налогов.
  7. Предоставление аналитической информации и отчетности для принятия решений на основе данных о персонале.

ECM (Enterprise Content Management) представляет систему, которая управляет созданием, хранением, организацией и распространением цифрового контента внутри организации. Это помогает автоматизировать бизнес-процессы, связанные с управлением документами — договорами, актами, счетами, приказами, протоколами. Он позволяет организациям эффективно управлять информацией и обеспечивает доступ к необходимым данным в нужное время. Можно подписывать и отправлять документы по назначению онлайн.

BPM (Business Process Model) — это набор инструментов для моделирования, анализа и одновременного управления всеми бизнес-процессами в организации. Это позволяет сократить затраты, повысить эффективность и качество работы, а также улучшить координацию и взаимодействие между различными отделами и сотрудниками.

Процесс автоматизации бизнес-процессов с использованием BPM включает в себя следующие шаги:

  1. Моделирование процессов с использованием специальных графических инструментов. Это позволяет визуализировать последовательность шагов, роли и ответственность каждого участника, а также поток информации и ресурсов.
  2. Анализ процессов. Проводится анализ эффективности и оптимизации задач. Идентифицируются слабые места, излишние операции и возможности для автоматизации.
  3. Разработка и внедрение программного обеспечения. Это помогает управлять потоком задач и информации, а также отслеживать и контролировать их исполнение.

В результате автоматизации бизнес-процессов с использованием BPM организация получает ряд преимуществ, таких как повышение эффективности работы, сокращение времени выполнения задач, улучшение качества продукции или услуг, снижение затрат и рисков, а также улучшение управления и прозрачности процессов.

WMS (Warehouse Management System) — это программное обеспечение, которое используется для управления складскими операциями, включая приемку товаров, хранение, комплектацию, упаковку и отгрузку. Также предоставляет возможности для отслеживания запасов, управления инвентаризацией и оптимизации многих логистических процессов. Это сокращает время на выполнение задач и повышает производительность склада, а также помогает избежать ошибок в учете товаров. Заказы быстрее обрабатываются и ускоряется их доставка.

TMS (Transportation Management System) — помогает автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы в сфере логистики и транспорта. Система позволяет эффективно планировать, отслеживать и управлять всеми этапами доставки грузов, начиная с заказа и заканчивая отчетностью.

ERP (Enterprise Resource Planning) интегрирует и автоматизирует различные бизнес-процессы в организации за счет сразу нескольких инструментов. Она объединяет все функции и отделы компании, такие как производство, финансы, управление персоналом, сбыт и т. д., в одну единую систему. Это оптимальное решение для крупных компаний, которое позволяет улучшить эффективность и прозрачность бизнес-процессов, обеспечивает централизованное хранение и управление данными, а также предоставляет возможность для анализа и принятия обоснованных решений. Возможно выборочное подключение модулей.

Узнайте больше об управлении бизнес-процессами, обратившись по телефону +7 (499) 350-41-50. Мы предлагаем вам получить единую комплексную систему, исключая лишние интеграции. Погружаемся в специфику деятельности вашей компании, чтобы удовлетворить ваши бизнес-цели.